В Москве и Санкт-Петербурге состоялись семинары на тему «Как повысить производительность труда при помощи полностью электронной бухгалтерии и документооборота», организованные Awara Eduhouse Training.

Как отмечается в недавнем отчёте Всемирного банка по России, сегодня повышение производительности труда является сложнейшей задачей в российской экономике в целом и в каждой отдельной компании в частности. Рост затрат на рабочую силу опережает рост производительности труда. В такой ситуации компании должны повышать производительность труда за счёт оптимизации бизнес-процессов. Одними из важных объектов оптимизации являются процессы бухгалтерского учёта и финансового управления. Традиционно данные процессы являются изначально неэффективными, что обусловлено  в первую очередь наследством советской бюрократии, канцелярского формализма и неэффективности, которые сопровождали их все последнее время.

Суть бухгалтерского учёта в России можно свести к следящей формулировке  – оформление и хранение кипы документов, сбор разнообразных подписей и печатей. Тем не менее «железный занавес» российской бухгалтерии уже стал рассыпаться. С принятием новых законов, улучшением практики управления и инновационных IT-решений Россия готова переходить к современной электронной системе ведения бухгалтерии.

Насколько это уже стало реальностью сегодня? В каком объёме можно в действительности перейти на электронный формат ведения бухгалтерии и финансового управления в России? И как это сделать? На нашем семинаре мы подробно ответили на все эти вопросы и отметили правовые, бухгалтерские, налоговые аспекты такого перехода, а также практические шаги и IT-решения в этой области.

Презентации спикеров:

• Александр Ермаков, Партнер, Awara IT Solutions, Электронный документооборот в России 
• Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter, Электронный документооборот 
• Максим Ерёменко, Руководитель направления «Обмен Электронными Документами» в компании 1С, «Обмен электронными документами из учётной системы – эффективное управление бизнесом» 
• Владимир Егоров,  Руководитель отдела продвижения ERP-решений Microsoft в России, «Облачные ERP-решения Майкрософт для бизнеса как инструмент повышения эффективности управления»
• Василий Зудин, Заместитель директора, компания Такском, «Первые результаты внедрения электронного документооборота в России: опыт и перспективы»

По словам Максима Ерёменко, руководителя направления “Обмен Электронными Документами”, 1С, переход к электронному документообороту поможет существенно снизить расходы на бумагу и оборудование для печати, а также обеспечить быстрый обмен данными и высокую эффективность работы бухгалтеров и операторов, поскольку у них будет возможность не только иметь в своем распоряжении гораздо больший объем информации, но и осуществлять ввод данных за более короткий срок. Товары будут закупаться быстрее, а руководителям не придется тратить массу времени на подписание огромного количества документов. Также не потребуется дублировать всю документацию для налоговых органов и повторно выдавать права доступа внутри компании. Отпадает и необходимость использования дополнительного пространства для хранения документов, что сокращает затраты на содержание персонала и обеспечение противопожарной безопасности. К тому же, найти определенный документ в электронной базе данных значительно проще и быстрее, чем искать его среди кипы бумаг. При этом электронная бухгалтерия позволяет добиться наибольшей прозрачности при ведении бизнеса благодаря взаимосвязи внешних и внутренних процессов обработки документов.

Ерёменко привел в качестве примера компанию Komatsu, обмен которой за год насчитывает около 70 000 различных документов. После перехода на электронный формат ведения бухгалтерии компании удалось сэкономить порядка 4,7 млн рублей, что является довольно приличной цифрой для российского рынка.

Электронный документооборот также поможет упростить процессы управления персоналом и расчета заработной платы. С помощью «личного кабинета» каждый работник может получить доступ и распечатать информацию о зарплате и неиспользованном отпуске, все это на базе веб-интерфейса, напрямую связанного с корпоративной базой данных по заработной плате.

Кроме этого, существует возможность контролировать командировочные расходы в режиме реального времени, так как в последнее время все больше растет популярность использования мобильных устройств для оплаты различных товаров и услуг. Вследствие чего, операторы, уже сейчас предлагающие подобные возможности работы со смартфона или планшета, в дальнейшем получат огромное конкурентное преимущество.

Александр Ермаков, партнер Awara IT Solutions, говорил о том, как электронный документооборот позволит устранить такие проблемы как бюрократизм и неэффективность, столь свойственные российской бухгалтерии. При использовании полностью автоматизированного формата ведения бухгалтерского учета и финансовых операций, пользователи, например, смогут регистрировать операции с повышенной точностью во времени в отличие от текущей ситуации, когда проходит значительный временной промежуток между совершением конкретной операции и её фиксированием бухгалтером.

Ермаков отметил, что хоть и Россия в итоге перейдет  к использованию электронных подписей, произойдет это далеко не сразу.

Как заметил Василий Зудин, заместитель директора в компании Taxcom, на Западе системы электронного ведения бухгалтерского учета появились уже около 10 лет назад, поэтому России еще предстоит много чему научиться. Однако после принятия закона об электронном документообороте число новых пользователей, получивших электронные подписи, продолжает быстро увеличиваться: с 15 000 в марте до 300 000 в мае. Наряду с этим, в России ведут свою деятельность 50 операторов электронного документооборота. Зудин высказал свое согласие с Ермаковым в том, что во многих случаях компании все еще не могут решиться на переход к электронному документообороту, а законодательство и действующие в отношении электронной бухгалтерии правила во многих случаях несут в себе много вопросов. Впрочем, по его словам, эта проблема должна решиться после подписания Президентом очередного плана мероприятий по развитию электронного документооборота.

Елена Плетнёва, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter, рассказала о том, как их клиентам, осуществившим переход на электронный документооборот, удалось преодолеть недостатки в законодательстве с помощью заключения дополнительных индивидуальных соглашений.

Как только две компании заключают между собой договор об использовании электронных подписей, они могут приступать к обмену документами – вся необходимая информация попадает к бухгалтерам обеих компаний одновременно. Ермаков подчеркнул, что налоговые органы обязаны принимать документацию с использованием электронных подписей, но процесс весьма затруднен из-за недостаточного понимания чиновниками принципов работы электронного документооборота, даже не смотря на то, что законом его использование было одобрено еще в 2012 году. Поэтому предстоит еще проделать большой объем работы по адаптации к новой системе, как контрагентов, так и сотрудников налоговых служб.

Кроме того, Ермаков обратился к другой важной проблеме. На данный момент, для обмена документами необходимо пользоваться услугами одного оператора, поэтому вопрос роуминга между разными операторами пока остается открытым. Впрочем, решение данного вопроса может быть найдено уже в ближайшее время.

Владимир Егоров,  руководитель отдела продвижения ERP-решений Microsoft, активно участвовавший в разработке Microsoft Dynamics AX для России, подробно рассказал о ERP и CRM и заявил, что подобные бизнес-решения эффективны только в случае, когда они являются неотъемлемой частью корпоративной бизнес-стратегии, включающей финансовое прогнозирование и моделирование.

Это объясняется тем, что условия для ведения бизнеса продолжают усложняться из-за постоянно возрастающего спроса клиентов, относящихся к B2B и B2C компаниям; наряду с тем, что технологии позволяют покупателям с легкостью сменить поставщика товаров или услуг, если их, например, не устраивает время доставки. Другими словами, покупатели сейчас скорее оценивают качество обслуживания, а не самого продукта, аналоги которого зачастую быстро производятся в Китае. Егоров отметил, что бизнес-ресурсы с каждым днем обходятся все дороже в связи с новыми законами и нормами, как и возрастающими расходами на персонал, инфраструктуру и финансирование. Оптимизировать бизнес-процессы можно с помощью комплексного внедрения CRM и ERP систем, первая позволит грамотно регулировать взаимоотношения с покупателем, а вторая – эффективно распоряжаться ресурсами компании.

Например, работа финансового отдела может требовать использования интерактивной аналитики и новых интерфейсов. CRM справится с этой задачей, а также предоставит возможность моментально сформировать полный профиль клиента и покажет пользователю постоянных клиентов, приносящих компании наибольшую прибыль. Иными словами, CRM положительно скажется на эффективности отделов маркетинга, продаж и обслуживания, что поможет повысить лояльность клиентов. Многие из данных функций доступны и в набирающей популярность облачной версии, также способствующей снижению расходов. Егоров утверждает, что это особенно важно для выживания компаний на рынке в предстоящие годы. В США, к примеру, средний срок жизни компаний снизился с 67 лет в 1920-х до 15 лет в 2010-х и, вероятно, продолжит снижаться.

Ольга Лапина, представитель Федеральной налоговой службы, сообщила, что ФНС, в соответствии с Федеральным законом №402, разработали новые формы документов налоговой декларации с целью упростить необходимую для налогоплательщиков документацию и сократить объем запрашиваемой информации. Не все присутствующие выразили согласие с таким заявлением, утверждая, что упрощение документов было недостаточным, и следует продолжать работу по данному вопросу. Лапина удивилась подобной реакции и, обращаясь к участникам семинара как к «коллегам», заверила их, что в ФНС всегда готовы рассмотреть новые предложения и стремятся к  взаимовыгодному сотрудничеству с компаниями.

Как известно, в России уже приняты соответствующие законы об электронном документообороте, однако Василий Зудин и другие участники встречи сошлись во мнении, что  наличие определенных законодательных пробелов усложняет развитие электронной бухгалтерии.  В то же время наряду с этим, большая часть компаний еще даже не осознают всех возможностей, которые дает для развития компании использование данной  технологии.  В итоге, процент документов, участвующих в электронном документообороте, составляет на данный момент всего 2%, а это означает,  что  возможности для развития и экономии еще очень и очень огромны.