Данная статья – это отрывок из справочника Awara по Трудовому Праву, написанного ведущими юристами нашей компании, чьи рекомендации помогут вам избежать значительных и совсем ненужных потерь. Гайд Awara – надёжный проводник по нормативным актам и постановлениям, формирующим российское трудовое право, которые не всегда так легко понять и тем более применить на практике.

13. Сверхурочная работа

Трудовой кодекс определяет сверхурочную работу как работу, выполняемую за пределами рабочего времени, «установленного для работника», что означает ежедневную работу (смену), а при суммированном учете рабочего времени – нормальное число рабочих часов за учетный период (который может составлять до одного года) (ст. 99 Трудового кодекса). «Нормальная» продолжительность рабочего времени не может превышать, и обычно составляет, 40 часов в неделю (ст. 91 Трудового кодекса), хотя для некоторых категорий работников предусмотрены сокращенные рабочие недели. Следовательно, если работник работает в течение недели большее количество часов, чем предусмотрено нормой, применимой к нему, это считается сверхурочной работой.

Нормы о сверхурочной работе касаются как длительности рабочего дня, так и общей суммы часов за определенный период времени.

Привлечение к сверхурочной работе разрешается при определенных условиях, предусмотренных законом; иногда для этого нужно письменное согласие работника, а иногда – нет. Условия, при которых сверхурочная работа разрешается, следующие:

1. для выполнения работы, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества, либо создать угрозу жизни и здоровью людей (требуется согласие работника).
2. при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников (требуется согласие работника).
3. для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником (требуется согласие работника).
4. при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий (согласие не требуется).
5. при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем снабжения (согласие не требуется).
6. при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (согласие не требуется).
7. В других случаях требуется письменное согласие работника и учет мнения профсоюзной организации.

Работники, которые относятся к определенным социальным группам, не могут быть привлечены к сверхурочной работе. Такие социальные группы, имеющие повышенную защиту: беременные женщины, несовершеннолетние и иные категории в соответствии со специальным законодательством.

Привлечение к сверхурочной работе женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, и инвалидов допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. Они должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 Трудового кодекса).

Данные гарантии предоставляются также матерям и отцам, воспитывающим без супруга детей в возрасте до 5 лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей (ст. 259 Трудового кодекса).

Право на привлечение к сверхурочной работе ограничивается следующими рамками:

• 4 часа за два последовательных дня;
• 120 часов в течение календарного года.

Привлечение работников к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени не должно носить систематического характера, а происходить время от времени (эпизодически) и в определенных случаях^[1].

Если работник по своей собственной инициативе приходит на работу раньше начала рабочего дня или остается на работе после его окончания, такая работа не считается сверхурочной и, как следствие, такие часы не будут оплачиваться и учитываться при определении числа отработанных часов^[2].

Работникам, которым установлен ненормированный рабочий день, не оплачиваются сверхурочные работы (статьи 97, 101 Трудового кодекса)^[3]. Также не оплачивается сверхурочная работа при совместительстве (ст. 60.1 Трудового кодекса).

Если работник согласился на сверхурочную работу, был ознакомлен с соответствующим приказом, но не явился на работу без уважительных причин, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Относительно оплаты закон указывает, что работодатель обязан:

• Учитывать часы сверхурочной работы;
• Оплачивать первые два часа сверхурочной работы по ставке 1,5 (как минимум);
• Оплачивать последующие часы сверхурочной работы по ставке 2,0 (как минимум).

Существует большая гибкость для работодателя, если компания практикует суммированный учет рабочего времени. Однако такая система второстепенная и разрешена только в случае, если нет возможности установить «ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени для данной категории работников». Такая невозможность зависит от условий работы. Если есть основания для суммированного учета, тогда возможно варьировать ежедневную продолжительность рабочего времени в пределах более длительных периодов, таких как месяц, квартал или год (ст. 104 Трудового кодекса). Работа, выполняемая сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, – сверхурочная работа (ст. 99 Трудового кодекса). В тоже время ст. 99 устанавливает общее правило, что продолжительность сверхурочной работы не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 дней в году. Здесь законодательство противоречиво, поскольку система суммированного учета рабочего времени делает невозможным ведение контроля за соблюдением данного правила о длительности сверхурочной работы. Невозможно говорить о сверхурочной работе и корректно оценивать ее объем до истечения отчетного периода (скажем, 3 месяца). Только потом возможно будет установить сам факт переработки, определить ее объем и оплатить соответственно.

Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 Трудового кодекса).

14. Административные вопросы

Общие административные вопросы

Российский трудовой кодекс устанавливает строгие и детальные правила и нормы относительно управления персоналом и расчета зарплат (кадровое администрирование). Несоблюдение этих правил может привести к неблагоприятным последствиям, таким как:

• Недействительность договора или отдельных его положений (ст. 57 Трудового договора);
• Увеличение налоговой нагрузки;
• Утрата прав работодателя или их юридической защиты.

Существует множество процедур и требований относительно форм кадровых документов.

Формальные требования

В российском праве и административной практике соблюдение форм документов все еще очень важно. Использование некорректных форм или их отсутствие может быть причиной целого спектра негативных последствий, включая недействительность договора. Трудовое право не содержит исключений к этому правилу. Наоборот, формы имеют большую важность в вопросах кадрового администрирования. Требования к формам требуют внимания менеджмента и предполагают использования советов опытных кадровых менеджеров  и консультантов. Любые недоработки при подготовке документов или отсутствие документов может привести к утрате прав работодателя, а также увеличении налоговой нагрузки и потенциальной ответственности за ущерб.

Различные обязательные документы (иногда опциональные) регулируют трудовые отношения в их жизненном цикле.

Необходимые документы и записи могут быть разделены на следующие категории:

1. Документы, касающиеся всей организации или подразделения организации (филиал, представительство) (включая локальные нормативные акты).
2. Документы, касающиеся отдельного работника.
3. Бухгалтерские документы.

Административный приказ

Многие решения руководителей российских компаний должны быть приняты в письменной форме, чтобы иметь юридическую силу. Такие письменные решения называются приказами. В настоящем Справочнике мы называем такие решения административными приказами.

Все административные приказы, касающиеся отдельного работника, должны быть представлены ему для ознакомления под роспись работника.

Локальные нормативные акты

Согласно российскому праву трудовые отношения регулируются, наряду с трудовым договором, обязательными и опциональными положениями закона, другими нормативными актами, а также локальными нормативными актами, изданными работодателем. Закон часто отсылает к таким актам и, следовательно, чтобы соответствовать закону и получить защиту своих прав работодатель обязан убедиться, что он издал соответствующие локальные нормативные акты (ст. 8 Трудового кодекса). Такие акты должны быть приняты каждым работодателем за исключением физических лиц.

В случае, если локальные нормативные акты не утверждены, существует риск, что никакие правила не будут применяться. Это может повлечь многозначительность некоторых положений закона или трудового договора.

Рассмотрим ситуацию, когда работодателю необходимо наложить дисциплинарное действие на работника, который регулярно опаздывает (см. раздел «Дисциплина труда»). Закон предусматривает, что точное время начала и окончания, а также длительность работы устанавливаются в трудовом договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 100 Трудового кодекса). Если такие положения в данных документах отсутствуют, может быть невозможно привлечь работника к дисциплинарной ответственности. В случае, когда нет документально закрепленных правил, невозможно нарушить сами правила.

Локальные нормативные акты, правильно изданные компанией, формируют часть трудового договора, который должен содержать на них ссылку. Локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работников под роспись. Это должно быть сделано в момент найма, а также при каждом изменении текста акта.

Работодатель несет обязанность ознакомить каждого работника под роспись с текстом правил внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, а также коллективными договорами, действующими в компании, в части, относящейся к обязанностям работников.

Когда локальные нормативные акты последовательно изменяются, может возникнуть ситуация, когда потребуется согласие представительного органа работников (ст. 29 Трудового кодекса). Рекомендуется включать в трудовой договор и во все локальные нормативные акты положение, позволяющее последующее изменение документа.

Локальные нормативные акты и изменения к ним должны быть утверждены в соответствии с процедурой принятия решений в компании. Если данная процедура не соблюдена, они не применяются (ст. 8 Трудового кодекса).

Применимые локальные нормативные акты включают, но не ограничиваясь: 

1. Правила внутреннего трудового распорядка (обязательно);
2. Дисциплинарная политика (обязательно, если не часть правил внутреннего трудового распорядка);
3. Политика по компенсациям (может быть частью правил внутреннего трудового распорядка);
4. Положение по премированию (обязательно, если премии выплачиваются; может быть частью политики по компенсациям);
5. Политика по персональным данным (обязательно);
6. Политика по возмещению расходов и командировкам (обязательно, если командировки используются);
7. Положение по использованию автомобилей;
8. Политика по безопасности;
9. Политика по информационной безопасности;
10. Положение по охране труда (включая политики по чрезвычайным ситуациям и повреждениям);
11. Политика в отношении оценки персонала;
12. Ограничения полномочий руководящих органов и должностных лиц компании.

Правила внутреннего трудового распорядка могут быть расширены так, чтобы включить в себя большую часть обязательных положений, а также другие вопросы, которые важны для работодателя.

Основное правило, которое нужно принимать во внимание при разработке и утверждении локальных нормативных актов, – их нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, не применяются (ст. 8 Трудового кодекса).

Правила внутреннего трудового распорядка 

Содержание правил внутреннего трудового распорядка (например, ст. 189 Трудового кодекса) может включать положения:

• Время перерывов и отдыха;
• Рабочее время;
• Выходные дни и отпуска;
• Перечень должностей, для которых устанавливается ненормированный рабочий день;
• Процедуры найма и увольнения работников;
• Основные обязанности сторон;
• Системы оплаты труда (включая премирование, если не принята отдельная политика по премированию);
• Оплата труда (сроки и ответственность);
• Коммерческая тайна и интеллектуальные права;
• Дисциплинарные вопросы (ответственность за прогулы, опоздания, курение, алкогольное и наркотическое опьянение, сексуальные домогательства и др.);
• Дресс-код;
• Учет рабочего времени;
• Возмещение расходов;
• Испытательный период;
• Индексирование заработной платы. 

Дополнительно к локальным нормативным актам некоторые другие административные документы должны быть оформлены.

Эти административные документы, касающиеся всей организации:

1. Штатное расписание;
2. График отпусков;
3. Журнал учета рабочего времени (контроль фактически отработанного рабочего времени);
4. Разрешение на привлечение и использование иностранных работников (в отношении иностранцев).

Политика возмещения расходов может содержать подробности по возмещению, например, следующих расходов:

• Командировочные расходы, включая

• Суточные;
• Транспортные расходы (авиабилеты, билеты на поезда и автобус и др.);
• Расходы на проживание;
• Расходы на трансфер в аэропорт, на станцию и обратно и др.;
• Сборы аэропорта;
• Комиссионные сборы;
• Расходы по найму жилья;
• Связь (телефон, факс, e-mail);
• Платежи за выпуск (получение) и регистрацию зарубежного паспорта;
• Платежи за получение визы и обмен иностранной валюты. 

• Расходы на корпоративный автомобиль
• Расходы на Интернет и телефон.

Документы, касающиеся конкретного работника

Наиболее общие документы для стандартного использования в российских организациях относительно конкретного работника перечислены ниже. 

1. Трудовая книжка;
2. Документы, представляемые при устройстве на работу (см. раздел «Заключение трудового договора»);
3. Административный приказ о приеме на работу;
4. Личная карточка работника;
5. Должностная инструкция (если обязанности не предусмотрены в трудовом договоре);
6. Письменный трудовой договор;
7. Документы по оценке работника (если применимо);
8. Административный приказ о направлении в командировку (и другие связанные документы);
9. Заявление работника на отпуск;
10. Административный приказ о предоставлении отпуска;
11. Документы о наложении дисциплинарного взыскания;
12. Заявление работника об увольнении;
13. Административный приказ об увольнении;
14. Документы, необходимые для ликвидации организации или сокращения штата;
15. Соглашение о материальной ответственности (если применимо);
16. Акт о несчастном случае на производстве;
17. Формальные документы, относящиеся к предоставлению отпусков;
18. Разрешение на работу (для иностранных работников).

Выше представлен перечень наиболее типовых документов. Формальные документы и административные приказы могут быть изданы во многих других ситуациях в связи с принятием решений в отношении конкретного работника.

Трудовая книжка

Трудовая книжка содержит основные записи о трудовой истории каждого конкретного работника в России (ст. 66 Трудового кодекса). Она содержит информацию о местах работы работника, занимаемых им должностях и продолжительности работы.

Хотя трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, она не является единственным таким документом^[4].

Трудовой кодекс устанавливает абсолютное требование о ведении трудовых книжек для всех работников по российскому праву. Физические лица являются единственными работодателями, на которых не распространяется требование о ведении трудовых книжек. В действительности, между российскими и иностранными работниками нет отличий, поэтому трудовых книжки должны вестись и для иностранных работников.

Система ведения трудовых книжек отсылает к советской административной практике, когда каждый гражданин находился под контролем всеохватывающей системы. В действующем виде трудовые книжки были введены Сталиным в 1939 году. Хотя идея ведения трудовых книжек является устаревшей и недемократичной, новый Трудовой кодекс вновь ввел их в действие. В соответствии с законом подробные требования к форме и ведению трудовых книжек, а также другие требования, касающиеся данного документа, устанавливаются Правительством Российской Федерации^[5].

Тем не менее, идея отмены трудовых книжек часто становится предметом обсуждения в Правительстве и Думе.

Работодатели (их руководители), которые не соблюдают требования к ведению трудовых книжек, могут быть привлечены к ответственности в форме штрафа или дисквалификации (при повторном нарушении).

Требование о ведении трудовых книжек работодателями применяется к каждому работнику, который работает у работодателя более 5 дней (ст. 66 Трудового кодекса).

Следующие данные отражаются в трудовой книжке:

1. Персональные данные работника (имя, образование, дата рождения).
2. Профессия или специальность.
3. Наименование работодателя.
4. Описание занимаемой должности.
5. Карьерное развитие.
6. Прекращение трудового договора, включая основания прекращения договора согласно классификации, предусмотренной законом (ссылка на статью и пункт Трудового кодекса).
7. Записи о поощрениях.
8. Информация о работе по совместительству по желанию работника (см. раздел «Работа по совместительству и совмещение профессий (должностей)»).
9. Другие данные, предусмотренные законом.

Другие дисциплинарные взыскания, кроме увольнений, не указываются в трудовой книжке.

Трудовая книжка хранится у работодателя на всей протяженности труда работника у этого работодателя. При увольнении работодатель обязан вернуть трудовую книжку в последний день работы (ст. 80 Трудового кодекса). В случае, если работник не приходит за трудовой книжкой, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 Трудового кодекса). Такое уведомление рекомендуется отправлять заказным письмом.

Если работодатель по своей вине не выдал работнику трудовую книжку в день увольнения, он обязан компенсировать работнику упущенный заработок за все время просрочки в выдаче трудовой книжки (ст. 234 Трудового кодекса)^[6].

Невостребованная трудовая книжка должна храниться у работодателя в течение 75 лет^[7]. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки с момента отправления работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. При получении письменного заявления работника, не получившего трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан выдать ее в срок не позднее трех рабочих дней с даты запроса.

Есть и другой важный вопрос при оформлении трудовых книжек. Это важно при увольнении работника. В соответствии со ст. 392 Трудового кодекса работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение одного месяца с даты получения копии приказа об увольнении или даты выдачи трудовой книжки. Если работник не получил трудовую книжку, и он не был ознакомлен с приказом об увольнении, срок для обращения в суд не начинает течь.

Бухгалтерские документы и отчетность

Кроме вышеуказанных документов работодатель обязан оформлять бухгалтерские документы и отчетность (отчетность в социальные фонды, в органы статистики и.т.д.). Указанные документы детально не рассматриваются нами в настоящем Справочнике, поскольку это не соответствует его целям.

Правила охраны труда

Правила охраны труда, в основном, находятся в главах 33-36 Трудового кодекса. Кроме того, существует множество подзаконных актов, которые касаются специальных вопросов (процедуры, отраслевая специфика, особенности регулирования для специальных категорий работников и другие). Здесь мы рассматриваем некоторые основные юридические требования в этой области.

Каждый работодатель, осуществляющий производственную деятельность (завод), численность работников которого превышает 50 человек, обязан создать специальное подразделение, ответственное за охрану труда (служба охраны труда). Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда с учетом специфики своей производственной деятельности и по своему усмотрению (ст. 217 Трудового кодекса).

Вместо создания службы охраны труда работодатель также вправе нанять специалиста по охране труда. Работодатель также вправе заключить соглашение о передаче функции по охране труда на аутсорсинг специалисту или компании, предоставляющих услуги в сфере охраны труда.

В организации также может быть создан так называемый комитет по охране труда по инициативе работников или работодателя. Такой комитет должен включать в себя представителей работодателя и профессионального союза или другого представительного органа работников. Закон устанавливает, что такой комитет должен организовывать «совместные действия» работодателя и работников по обеспечению требований охраны труда, предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний и так далее (ст. 218 Трудового кодекса).

Каждый работник имеет право на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда (ст. 219 Трудового кодекса). По закону он может прекратить работу, если его жизнь и здоровье находится в опасности в результате нарушения работодателем данных правил. Соответствующие расходы (на обучение работников, обеспечение безопасности и другие) несет работодатель. Если работа предприятия приостановлена государственным органом в результате нарушения работодателем правил охраны труда, работник вправе получать компенсацию в размере среднего заработка за период приостановки работ. 

Как было упомянуто выше (см. раздел «Заключение трудового договора»), некоторые работники обязаны проходить медицинское освидетельствование до найма на работу. Кроме того, трудовой кодекс предусматривает периодические медицинские осмотры для некоторых из них (ст.ст. 69, 213, 266 Трудового кодекса). Отказ работника пройти такой осмотр ведет к не допуску к работе. Заработная плата в этом случае не выплачивается (ст. 76 Трудового кодекса).

Некоторые ограничения по охране труда женщин см. в разделе «Женщины».

Защита персональных данных

Трудовой кодекс устанавливает перечень правил, касающихся защиты персональных данных каждого работника, в главе 14 Трудового кодекса. Также важен Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ, который вступил в силу с 26 января 2007 года.

Положения о персональных данных регулируют обработку персональных данных, которая определена как любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных^[8]. Данные положения очень детальные и накладывают на работодателя серьезное административное бремя. Работодатель может обрабатывать только персональные данные, связанные с исполнением им требований закона, подбором персонала, обучением и развитием карьеры, обеспечением безопасности работников, защиты имущества, а также для целей контроля качества.

Содержание требований по защите персональных данных в Трудовом кодексе основано на требованиях Конституции России, а также отсылает к специальному законодательству.

Работодатель не имеет права обрабатывать персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом^[9].

Все указанные данные должны быть получены непосредственно от работника. В случае, если некоторая информация может быть получена только от третьего лица, работодатель должен заранее уведомить работника о его намерении получить такую информацию и получить его письменное согласие. В запросе на согласие работодатель обязан причины сбора и обработки персональных данных, предполагаемые источники и средства сбора, а также перечень собираемых данных и последствия отказа работника в предоставлении такого согласия (ст. 86 Трудового кодекса).

С 1 сентября 2015 года вступил в силу закон^[10], обязывающий компании, которые собирают и обрабатывают персональные данные граждан России, включая те, что собираются в рамках трудовых отношений, использовать базы данных на территории России. Новый закон применяется даже к иностранным компаниям, которые не зарегистрированы в России и не имеют представительств (филиалов) в России.

С момента вступления в силу закона любое лицо, которое осуществляет обработку персональных данных граждан России, включая работодателей, которые обрабатывают персональные данные работников, обязано использовать сервер и его базы данных, расположенные на территории России, для обработки персональных данных граждан России. Например, если Ваша компания пользуется услугами (сервисами) иностранной материнской компании для обработки персональных данных и передает ей персональные данные российских работников, то с 1 сентября 2015 года Ваша компания или иностранная компания обязана перейти на сервер в России для обработки таких данных, чтобы не нарушать требования нового закона. В то же время закон не разъясняет условия использования серверов в России. Следовательно, до момента издания официальных разъяснений и формирования практики применения закона, лица, участвующие в процессах обработки персональных данных граждан России, могут выбрать следующие опции для использования сервера:

• Купить, установить и обслуживать сервер на территории России в своем помещении;
• Купить, установить и обслуживать сервер на территории России в помещении дата-центра (collocation);
• Арендовать физический сервер в дата-центре на территории России;
• Арендовать виртуальный сервер в дата-центре на территории России;
• Приобрести хостинг сайта у хостинг-провайдера на территории России.

Сервер в России может быть использован в качестве отдельного и независимого сервера, а также в качестве сервера-зеркала, когда сервер в России обрабатывает персональные данные российских граждан, а также взаимодействует со вторым сервером, расположенным за границей, и между этими серверами происходит постоянный обмен информацией.

Политика по защите персональных данных

Сейчас возросла необходимость адоптировать политику или инструкции по защите персональных данных. Работодатель обязан уведомить всех работников о формах, методах и правилах, используемых при сборе и обработке персональных данных, включая процедуры предоставления доступа внутри компании. Эти положения лучше всего включать в политику по защите персональных данных. Необходимое уведомление должно быть удостоверено подписью каждого работника.

Персональные данные работника не могут быть раскрыты в коммерческих или иных целях третьим лицам без письменного согласия работника (ст. 88 Трудового кодекса).

Работнику должен быть предоставлен доступ к защищенным данным и право требовать исправления и удаления некорректных данных (ст. 89 Трудового кодекса).

Нарушение правил защиты персональных данных может привести к дисциплинарной, гражданской, административной и уголовной ответственности (ст. 90 Трудового кодекса). 

Информационная безопасность

Работодатель обеспечить защиту персональных данных от неправомерного использования или утраты. В рамках одной компании только управомоченные лица могут иметь доступ к защищенным данным и только в том объеме, который необходим для исполнения его должностных обязанностей (ст. 88 Трудового кодекса). 

Права работников в области защиты персональных данных

Работники имеют следующие права в отношении защиты персональных данных (ст. 89 Трудового кодекса):

• Регулярную и полную информацию о хранимых персональных данных и их обработке;
• Неограниченный доступ к их персональным данным;
• Право получить копии любых записей, касающихся персональных данных;
• Назначить представителей для защиты их прав в отношении персональных данных;
• Доступ к медицинским записям (с помощью медицинского специалиста, выбранного работником, если необходимо);
• Требовать уничтожения или корректировки недостоверных или неполных персональных данных и данных, полученных с нарушением закона;
• Дополнение персональных данных оценочного характера их личным мнением;
• Требовать от работодателя, который распространил недостоверные или неполные персональные данные, уведомить всех лиц, которые были с ними ознакомлены, о произведенных корректировках и дополнениях;
• Обратиться в суд для восстановления их в правах, касающихся обработки персональных данных.

 Способы защиты конфиденциальности в трудовых отношениях

Большинство трудовых договоров, заключенных между компаниями и их работниками, содержат обязательства о последующем неразглашении конфиденциальной информации, которая стала известной им в связи с исполнением трудовой функции. Некоторые трудовые договоры также содержат положения об ответственности за разглашение конфиденциальной информации. Однако, согласно Федеральному закону «О коммерческой тайне»^[11] работник может быть привлечен к ответственности, только если компания приняла все необходимые меры по защите ее информации. Важно, что компания должна предпринять меры по защите как собственных данных, имеющих статус конфиденциальных, так и данных ее клиентов, контрагентов и др.

Ст. 11 Федерального закона «О коммерческой тайне» устанавливает, что для целей защиты коммерческой тайны компания обязана предпринять следующие меры:

1. Ознакомить работника с перечнем данных, принадлежащих работодателю и его контрагентам (если работнику требуется данная информация для текущей деятельности). Компания должна хранить документ, подписанный работником, который подтверждает, что работник был ознакомлен с этим перечнем.
2. Ознакомить работника с политиками, принятыми в компании, в отношении доступа и защиты информации и ответственности за их нарушение. Компания должна хранить документ, подписанный работником, который подтверждает, что работник был ознакомлен с такими политиками.
3. Создать необходимые условия, позволяющие работнику соблюдать политики в области защиты информации.

Если обязанности работника не требуют работы с коммерческой тайной, компания по ее инициативе может получить согласие в письменной форме относительно режима работы с такой информацией.

Специальный закон о коммерческой тайне использует термин «коммерческая тайна», а Гражданский кодекс – «секрет производства» и «ноу-хау». До 1 октября 2014 года эти термины рассматривались в качестве синонимов, что подтверждалось судебной практикой^[12]. В настоящее время ноу-хау (секрет производства) включает только информацию о результатах интеллектуальной деятельности в науке и технологии, а также способы ведения профессиональной деятельности. Информация, составляющая коммерческую тайну, может содержать больший объем информации. Владелец ноу-хау (секрета производства) должен предпринять разумные меры для обеспечения их конфиденциальности и не обязательно должен вводить режим коммерческой тайны.

Обязанности работника относительно защиты коммерческой тайны

Ст. 11 Федерального закона «О коммерческой тайне» возлагает на работника следующие обязанности, касающиеся защиты данных:

• Ознакомиться с политиками компании в отношении коммерческой тайны.
• Не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, принадлежащую работодателю и его партнерам, не использовать ее для личных целей без согласий работодателя и его партнеров, за весь период действия режима коммерческой тайны, включая период после прекращения трудового договора.
• Компенсировать работодателю убытки, вызванные виновными действиями работника по разглашению информации, составляющей коммерческую тайну, и ставшую известной ему в связи с выполнением его должностных обязанностей.
• Передать работодателю носители информации, содержащие конфиденциальные данные, или удалить информацию со всех носителей, используемых работником при расторжении трудового договора.

1 октября 2014 года вступил в силу закон^[13], который внес следующие изменения в закон о коммерческой тайне:

1. Установил возможность взыскания убытков с работника, который получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в связи  с выполнением трудовых обязанностей в случае разглашения такой информации в нарушение закона. Закон в первый раз закрепил возможность взыскания убытков с лица, трудовые отношения с которым уже прекратились;
2. Установлена возможность взыскания убытков с руководителя организации в полном объеме (включая реальный ущерб и, что более важно, упущенную выгоду).

Обязанность работника соблюдать конфиденциальность данных после увольнения

Часто случается, что компания и работник в период действия трудового договора заключают соглашение о конфиденциальности в отношении данных, составляющих коммерческую тайну. Либо в трудовом договоре может быть установлен период, в течение которого работник обязан соблюдать условие о неразглашении.

Раньше, до принятия 4 части Гражданского кодекса России (до 1 января 2008 года), закон устанавливал, что при отсутствии такого соглашения работник обязан не разглашать конфиденциальную информацию в течение трех лет после расторжения трудового договора (ч. 3 ст. 11 Федерального закона «О коммерческой тайне»).

В настоящее время, согласно новой редакции ч. 3 ст. 11 Федерального закона «О коммерческой тайне», которая вступила в силу с 1 октября 2014 года, работодатель вправе требовать компенсацию за убытки, причиненные ему разглашением информации, составляющей коммерческую тайну, бывшим работником, который получил эту информацию в связи с исполнением им должностных обязанностей, но трудовые отношения с которым были прекращены, если информация была разглашена в период действия режима коммерческой тайны.

Также в ст. 1470 Гражданского кодекса было введено новое правило, указывающее, что работник, который узнал о секрете производства (ноу-хау), должен сохранять конфиденциальность этой информации до момента прекращения действия исключительного права на секрет производства (ноу-хау). Отсюда следует, что обязанность работника не разглашать секрет производства (ноу-хау) не ограничена периодом и следует из закона.

Работник, среди прочего, несет ответственность за разглашение секрета производства (ноу-хау) по гражданскому праву (ст. 1472 Гражданского кодекса). Работник освобождается от ответственности, если он не был проинформирован заранее, что информация, которую он раскрыл, составляла секрет производства (ноу-хау).

В соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне» руководитель компании несет дополнительные обязанности. Например, трудовой договор с руководителем компании (CEO) должен содержать его обязанность обеспечить защиту конфиденциальной информации, принадлежащей компании, ее бизнес-партнерам, клиентам и контрагентам, а также что он несет ответственность за невыполнение этой обязанности. Это положение обязательно, то есть можно сказать, что это существенное условие трудового договора. 

Нарушение работником политики в отношении коммерческой тайны несет дисциплинарную, гражданскую, административную или уголовную ответственность согласно закону.

[1] Письмо Роструда от 07.06.2008 No. 1316-6-1 // СПС КонсультантПлюс. 2016.

[2] Письмо Роструда от 18.03.2008 No. 658-6-0 // СПС КонсультантПлюс. 2016.

[3] Письмо Роструда от 07.06.2008 No. 1316-6-1 // СПС КонсультантПлюс. 2016.

[4] Письмо Роструда от 18.03.2008 No. 656-6-0 // СПС КонсультантПлюс. 2016.

[5] Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” // СПС КонсультантПлюс. 2016.

[6] Например, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.09.2009 N 12030 // СПС КонсультантПлюс. 2016.

[7] п. 43 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”, ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”// СПС КонсультантПлюс. 2016.

[8] Ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006, N. 31 (часть 1), ст. 3451.

[9] Ст. 10 Федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006, N. 31 (часть 1), ст. 3451.

[10] Федеральный закон от 21.07.2014 N 242-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях” // Собрание законодательства РФ. 2014. N. 30 (часть 1). Ст. 4243.

[11] Федеральный закон “О коммерческой тайне” от 29.07.2004 N 98-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2004. N. 32. Ст. 3283.

[12] См. например, Постановление Пленума Верховного Суда РФ N 5, Пленума ВАС РФ N 29 от 26.03.2009 “О некоторых вопросах, возникших в связи с введением в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации”// Российская газета, N. 70. 2009.

[13] Федеральный закон от 12.03.2014 N 35-ФЗ “О внесении изменений в части первую, вторую и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации” // Собрание законодательства РФ. 2014. N. 11. Ст. 1100