Вступление

Мы в Awara уже много лет следуем принципам эффективности и минимализма, когда ресурсы организации используются разумно. Мы выступаем за плоскую иерархию и демократический подход в нашей корпоративной культуре. Мы фокусируемся на справедливом отношении ко всем сотрудникам, где руководители компании и отделов не обладают каким-то особым статусом. Мы верим, что в успешной компании вся команда играет жизненно важную роль – от акционера до стажёра. Мы постоянно пересматриваем наши убеждения и решения, развиваем их и адаптируем к новым реалиям, признаём ошибки и ищем способы стать лучше. Мы не любим оправдываться ограничениями: в какой бы ситуации не оказались наши клиенты, они всегда могут рассчитывать на нашу своевременную поддержку.

С момента своего основания мы поддерживаем корпоративную культуру вовлеченности сотрудников, которая начинается с привлечения новых талантов – проактивных, самомотивированных и самоорганизованных сотрудников. В свою очередь, мы предлагаем индивидуальное развитие и фокусируемся на реализации карьерных стремлений наших сотрудников, сохраняя у них необходимый баланс между работой и личной жизнью.

У нас есть офисы в Москве, Твери и Санкт-Петербурге с удобными рабочими местами, переговорными комнатами и всей необходимой техникой. Но мы не считаем, что рабочее место обязательно должно быть привязано к бизнес-центру: со временем физическое присутствие теряет свою значимость – мы всё сильнее погружаемся в онлайн. А это отличная возможность перестроить процессы и стать эффективнее!

Мы давно привыкли общаться онлайн для решения задач клиентов, поэтому над проектом могут работать сотрудники из разных офисов: например, менеджер по работе с клиентами из Санкт-Петербурга, аудитор из Москвы и 1С-программист из Твери.

Иногда, даже переезд – не преграда. Например, в компании есть сотрудники, которые переехали в Калининград и Челябинск и продолжают работать, как и ранее.

Так какие преимущества и проблемы у виртуальных команд? Все ли компании должны уходить в онлайн? Следите за нашей серией на тему “Виртуальная организация”!

Виртуальные команды

В этой концепции нет ничего нового – она применяется в организациях по всему миру уже много лет. За последние пару десятилетий виртуальные команды набирают популярность вместе с развитием технологий, бизнес-среды, стремлением людей к балансу между работой и личной жизнью.

Поэтому логичным шагом становится использование преимуществ виртуальных команд для оптимизации ресурсов, сближения международных компаний, улучшения коммуникации по всему миру с партнёрами, клиентами и коллегами. Для решения задач организации больше не нужно ограничивать себя сотрудниками конкретного офиса: проектные команды можно собирать и постоянно менять их состав, например, подключив коллег из-за рубежа.

Компании (особенно промышленные предприятия, торговые организации, логистические, строительные и некоторые другие) стремятся придерживаться концепции бережливого производства, создают структуры с плоской иерархией и самоорганизованными сотрудниками, гибким рабочим временем, балансом между работой и личной жизнью, международной ориентацией. Концепция виртуальной организации поддерживает эту тенденцию.

Концентрация рабочей силы в одном месте (“офисе”) постоянно снижается. Компании всё чаще задумываются о повышении эффективности и улучшении баланса между работой и личной жизнью для сотрудников – виртуальные команды и организации являются естественным ответом на эти потребности. Степень развития бизнеса как виртуальной организации может варьироваться в разных отраслях. Компаниям стоит проанализировать свои бизнес-процессы и структуру, чтобы найти потенциальные выгоды от использования виртуальных команд.

Понятия «Виртуальная команда» и «сотрудники на удалёнке» не совсем корректно называть синонимами. Некоторые виртуальные команды включают сотрудников из разных стран, при этом сотрудники работают в офисах. Под «сотрудником на удалёнке» понимают человека, который работает из дома.

На решение о переводе кого-либо из сотрудников на удалённую работу влияет несколько факторов:
– преимуществ для работника и работодателя,
– возможности контролировать подчинённых,
– возможности обеспечивать конфиденциальность, коммерческую тайну,
– возможность предоставить оборудование, необходимое для обеспечения удаленной работы.

Кроме того, следует учитывать готовность и желание сотрудника работать удалённо из дома, а также то, смогут ли люди самостоятельно организовать рабочий процесс и укладываться в сроки. Идеальными кандидатами на удалённую работу являются самоорганизованные, заслуживающие доверия сотрудники, которые в прошлом демонстрировали высокую вовлечённость.

Преимущества виртуальной организации

1. Нет привязки к месту проживания специалиста

Международные организации постоянно ищут талантов по всему миру. Профессионалов привлекает работа и развитие в таких компаниях, т.к. они могут делиться опытом с зарубежными коллегами в виртуальных командах, могут осваивать новые навыки, в то время как организация может использовать их ноу-хау для любых задач по всему миру и вовлекать их в проекты, где требуется соответствующий опыт. Например, специалист может сегодня присоединиться к проекту в России, а завтра – к проекту в Китае, при этом физически находясь в Германии.

2. Снижение затрат

Аренда офисов становится одним из основных расходов компании, особенно в крупных городах. Например, в Лондоне, Москве, Гонконге и Нью-Йорке цены на аренду взлетают до небес. Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании сокращают затраты на большие офисные помещения, отдавая приоритет качеству и сервису вместо статусных символов.

В виртуальных организациях офисное пространство сводится к минимуму: сотрудники присоединяются к проектам из любой точки мира – в том числе из дома. В физическом офисе остаются только те сотрудники, которых компания не может или не хочет переводить на удалёнку.

3. Доступ к лучшим специалистам со всего мира

В виртуальных организациях подбор персонала не ограничивается рынком труда одной страны – ведь такие компании могут найти лучших из лучших во всем мире. Они могут выбрать любых специалистов, которым не придётся, прихватив с собой семью, переезжать в другую страну для работы.

Иностранные квалифицированные специалисты становятся для компаний дорогостоящим приобретением. Приходится тратиться на более высокие зарплаты, социальный пакет, переезд из другой страны. Ещё нельзя исключать вероятность того, что иностранец не сможет адаптироваться к чужой культуре, влиться в коллектив, показать эффективную работу – и в итоге покинет проект.

4. Вовлечённость персонала

У виртуальных команд также есть преимущество с точки зрения баланса между работой и личной жизнью, в реализации личных и профессиональных жизненных целей их участников.

Примеры:

1. Переезд одного из лучших сотрудников в другую страну не означает, что организация теряет его. Сотрудник остаётся неотъемлемой частью виртуальной команды, развивается дальше и в некоторых случаях может даже изучать и осваивать для компании новые рынки.
2. Сотрудник, который по семейным обстоятельствам предпочёл бы работать из дома, может удалённо участвовать в проектах по установленному графику. При этом он сможет больше времени уделять семье.
3. Сотрудник хотел бы вернуться к учёбе, чтобы продвинуться в своей работе/карьере. С удалённой работой у него будет больше возможностей реализовать это. Затем работник сможет обратно вернуться к работе в офисе, применяя недавно приобретённые навыки.

Это, в свою очередь, может повысить лояльность сотрудников к компании, поскольку она даёт возможность реализовать жизненные цели. К тому же самой компании должно быть выгодно, чтобы сотрудники постоянно повышали квалификацию.

5. Глобальное присутствие

Компания существует там, где находятся её сотрудники. Хорошо организованная виртуальная команда представлена глобально: её сотрудники и партнёры находятся по всему миру. Такая организация в большей степени состоит из людей и их ноу-хау, а не из материальных активов.

Пандемия Covid-19 ещё больше подтолкнула компании к пересмотру отношения к работе онлайн. Правительственные ограничения заставили значительное число сотрудников перейти на удалённую работу из дома. Даже те компании, которые ранее скептично относились к эффективности дистанционной работы, были вынуждены адаптироваться к новым реалиям. По данным Forbes, 20% компаний в России не выжили на этом этапе и закрыли свой бизнес к июню 2020 года.

Те же компании, которые смогли перестроить свои бизнес-процессы, продолжат пользоваться преимуществами удалённой работы. Например, опросы 1С-Битрикс и Исследовательского центра НАФИ в апреле 2020 года показали, что где-то от 7% до 41% не планируют возвращать своих сотрудников обратно в офисы.

Как удаленная работа повлияла на сотрудников в 2020 году?

Сами сотрудники реагируют на работу из дома по-разному. По данным Института государственного и муниципального управления НИУ ВШЭ только 1% россиян хочет остаться на удалёнке. А среди 200 компаний, опрошенных «Манго телеком», только треть персонала хочет вернутся в офис. Работа.ру делится данными, что в офис хочет вернуться 50% сотрудников (опрос проводился в апреле 2020 года по всей России. В нём приняли участие около 1500 человек.).

Разброс чисел можно объяснить вынужденным характером удалёнки и сопутствующим стрессом от:

• Сокращения зарплаты
• Увольнения коллег
• Уменьшения живого общения
• Отсутствия привычного образа жизни (досуг, хобби)
• Общей неопределённости
• Прочих факторов

С какими проблемами сотрудники столкнулись на удалёнке в период нерабочих дней в 2020

1) Сбился режим отдыха и рабочего времени

Кажется, дома у нас должно быть больше времени: не тратим время на дорогу, не отвлекаемся на болтовню с коллегами, совместные перекуры и разные офисные ритуалы.

Дома коллеги не отвлекают на совместный поход к кофемашине – к работе можно приступить и пораньше. С концентрацией на рабочих делах уже сложнее – дома хватает факторов, которые отвлекают нас от работы. Исследователи hh.ru составили такой список:

Даже если свести влияние отвлекающих факторов на минимум, дома не так чётко ощущается время начала и конца рабочего дня (вспомним отсутствие офисных ритуалов). Исследователи Манго Телеком выявили 35% сотрудников, которые дома перерабатывает (в исследовании приняли участие 200 компаний). Среди наших коллег тоже были случаи, когда они засиживались до поздна, т.к. не было ощущения, что пора собираться домой.

2) Дом оказался не подготовлен к работе

В нашем офисе, оказывается, есть множество полезных в работе вещей. Мы настолько привыкли к ним, что можем вспомнить о них только тогда, когда не найдём их дома: отдельный стол с креслом, принтер, сканер, офисный телефон, тумбочка и т.д.

Пример. Чаще всего наши коллеги жаловались на неудобное рабочее место: приходилось размещаться за журнальным либо за кухонным столом. А если поработать из дома остались оба супруга, то устроиться с комфортом становится ещё сложнее. С началом 2021 года к работе в офисе вернулось 30-35% сотрудников Awara. Здесь стоит отметить, что коллеги не обязательно работают каждый день из офиса: некоторые приходят 2-3 раза в неделю, в то время как другие работают в офисе полный рабочий день.

3) Не хватает живого общения

Сильнее всего на вынужденной удалёнке досталось экстравертам: видеоконференции не могут полностью заменить живое общение. Это подтверждает исследование hh.ru.

4) Проблема коммуникации

В офисе проще спросить, если что-то непонятно, – по телефону или в чате сложнее установить эмоциональный контакт. А ещё практика показала, что некоторые компании могут использовать корпоративную телефонию только в офисе.

Какие проблемы возникли у бизнеса на удалёнке в 2020

1) Как контролировать сотрудников

Когда сотрудники на виду, контролировать их проще. С другой стороны, бурная деятельность в офисе не обязательно означает продуктивную работу на благо компании. KPI и другие методы измерения результатов сотрудников, вероятно, являются лучшим способом оценки эффективности. Другой аспект заключается в том, чтобы сосредоточиться на вовлечённости сотрудников как части стратегии компании и корпоративной культуры. Вовлечённые сотрудники нуждаются в меньшем контроле и способны лучше организовывать свои задачи, чем не вовлечённые.

Исследование Kontakt InterSearch Russia выявило, что 21% компаний вообще не контролируют сотрудников. Если рассматривать инструменты контроля, то в топ 3 входят:

• упор на микроменеджмент: формирование задач на день и контроль их выполнения в течение дня
• Регулярные звонки
• Переклички и проверки в чатах

2) Мотивация

35% компаний, опрошенных Kontakt InterSearch Russia, не интересуются уровнем мотивации своих сотрудников. А зря: минимум в 16% компаний мотивация в среднем снизилась.

3) Совместный креатив

Маркетологам, дизайнерам, архитекторам и представителям прочих креативных профессий сложнее продуктивно создавать новые идеи, решать неизвестные задачи, проводить мозговые штурмы удалённо. Решения принимаются дольше, согласования становятся немного труднее.

4) Адаптация новых сотрудников

В офисе новичкам проще адаптироваться, познакомиться с коллегами, вникнуть в корпоративную культуру. При удалённой работе процесс знакомства с организацией замедляется. Руководству компании стоит обратить внимание, что интеграция нового сотрудника может стать ключом к его успеху в будущем и его готовности остаться в компании.

Рекомендации при работе удалённо

Общие рекомендации

1. Всегда реагируйте на сообщения в чате

Достаточно будет лаконичного ок.

2. Не стесняйтесь уточнять

Самый глупый вопрос – это вопрос, который не был задан.

3. Не задавайте вопросов без ссылок

Не заставляйте коллег мучительно вспоминать, о чём вообще идёт речь. Например, кратко опишите предысторию вопроса или перешлите старую переписку.

4. видео > голос > текст

Старайтесь при возможности общаться с включённой камерой или хотя бы голосом: невербальные коммуникации важны для каждого из нас примерно одинаково.

5. Поддерживайте неформальное общение

Как вариант, создайте отдельный чат с мемами и шутками.

Рекомендации для руководителей и собственников бизнеса

1. Напишите инструкции и правила

Создайте базу знаний компании с инструкциями, правилами, порядком согласований. Туда же можно добавить неформальные правила и традиции – это поможет новичкам влиться в коллектив.

2. Помогите сотрудникам подготовить рабочее место

Возможно, кому-нибудь понадобится помочь перевести из офиса домой нужную технику или даже мебель.

3. Следите за уровнем стресса сотрудников

Старайтесь общаться с видео, чтобы лучше понимать эмоциональное состояние сотрудников.

4. Следите за тем, чтобы сотрудники не перерабатывали

Например, попробуйте проводить перекличку в чате утром, а под конец рабочего дня желайте хорошего вечера.

5. Контролируйте задачи с помощью task-менеджера

С ним понятней и проще планировать нагрузку на сотрудников, наглядно следить за сроками и вовремя реагировать.

6. Директор по удаленной работе

Компания 1С-Битрикс даже предлагает нанять директора по удаленной работе,
если позволяет бюджет.

Ссылки и источники:

— блог VK.com
— РБК
— vc.ru
— Unisender
— rb.ru
— cossa.ru
— hh.ru