Так уж исторически сложилось, что большинство российских руководителей предпочитает содержать бухгалтеров в штате, нежели передавать ведение бухгалтерии на аутсорсинг к сторонней фирме. Если вы уже начали присматриваться к разнообразным поставщикам бухгалтерских услуг, то все они, наверняка, показались одинаковыми: каждый заявляет, что является лидером отрасли и обеспечивает наилучшее качество обслуживания клиентов. Именно для тех, кто столкнулся с подобной сложностью выбора, мы и подготовили пошаговую инструкцию, в которой максимально объективно расскажем, на что всё-таки стоит обратить внимание при поиске надёжной бухгалтерской компании и как быть уверенным, что та стоимость, которую вы видите в онлайн-калькуляторе или в коммерческом предложении, будет соответствовать реальному ежемесячному счёту за бухгалтерские услуги.

Перед тем, как начать сравнивать…

Запрашивая коммерческое предложение, будьте готовы к тому, что вам предложат заполнить анкету, в которой попросят указать данные о компании, необходимые для расчёта стоимости, например, такие как организационно-правовая форма, система налогообложения, финансовые показатели, количество сотрудников и так далее. Не удивляйтесь, если от некоторых компаний вы получите опросник с несколькими десятками довольно-таки специфических вопросов. Заранее запланируйте уделить этому достаточно времени.

Функции, передаваемые бухгалтерской компании

Итак, начнём с самой простого – потребностей вашей компании. В полный список бухгалтерских задач, которые вы можете передать на аутсорсинг, как правило, входят:

• ежемесячное ведение бухгалтерского учёта, включающее в себя сбор и обработку первичной бухгалтерской документации, выполнение функции главного бухгалтера, подготовку счетов для покупателей, формирование платежных поручений и осуществление банковских платежей
• подготовка финансовой (бухгалтерской) отчётности
• подготовка налоговой отчётности
• отправка всех необходимых отчётов в государственные органы
• подготовка управленческой отчётности
• кадровое делопроизводство
• расчёт заработных плат и компенсаций
• поддержка бухгалтерского ПО

Вы не обязаны передавать бухгалтерской компании абсолютно все функции – часть работы могут выполнять ваши штатные специалисты. В некоторых случаях такое распределение обязанностей дает даже больше преимуществ для компании-клиента, увеличивает оперативность бизнес-процессов и уменьшает итоговую стоимость обслуживания. Например, если в вашей компании в обязанности отдела продаж  входит не только поиск новых клиентов, но и оформление множества заказов, то в данном случае оптимальным вариантом будет предоставление доступа сотрудникам отдела продаж к бухгалтерской системе (в части торговых операций), в которой ведёт учёт провайдер бухгалтерских услуг. Таким образом, сотрудники смогут оформлять заказы и счета, а также распечатывать и отправлять их клиентам самостоятельно, что значительно ускорит процесс. В тоже время, провайдер со своей стороны обеспечивает контроль правильности заведённых в систему документов, а также помогает сотрудникам отдела продаж, консультируя их по возникающим в процессе работы с программой вопросам.  

Большинство бухгалтерских компаний готовы предложить очень гибкие тарифы, которые подойдут под любые требования, структуру и предпочтения. Однако некоторые компании, например, крупные международные компании или те, которые используют заранее определенные тарифные планы, с большой неохотой идут навстречу клиенту в вопросах распределения функций.

Не забудьте убедиться, что все функции бухгалтерии, которые вы собираетесь передать на аутсорсинг, включены в тариф вашего потенциального провайдера услуг. Если в предложении или договоре не прописано отдельно, что не входит в стоимость ежемесячного обслуживания, то вероятнее всего вы узнаете об этом только получив очередной счет за услуги.

Цены

Как мы уже говорили ранее, для подготовки коммерческого предложения бухгалтерские фирмы просят от клиента предоставить некоторую базовую информацию о компании. Мы рекомендуем сообщать реальные цифры: если объём работы будет сильно отличаться от запланированного, то ваш поставщик бухгалтерских услуг оперативно предложит пересмотреть условия договора.

Чтобы вам было удобнее сравнивать цены разных поставщиков (а также разницу с зарплатами штатных специалистов), попросите бухгалтерские компании указать сумму ежемесячного платежа, включающую отдельные цифры по каждой из функций бухгалтерии, о которых мы говорили выше. Помните, что цены могут быть фиксированными и переменными. Например, за работу по подготовке пояснений по требованию налоговых органов, квартальных и годовых отчётов вы можете получить отдельный счёт, а любые запросы с вашей стороны могут оцениваться по часовым ставкам, при этом не важно был ли это рядовой запрос из серии «подтвердить, что банковский платеж прошел», или же просьба выслать скан бухгалтерского документа. Лучше спросите об этом заранее.

Также имейте в виду, что некоторые бухгалтерские компании требуют так называемую единоразовую плату за переход: неважно, отказываетесь ли вы от штатной бухгалтерии или от другой бухгалтерской фирмы – за работу на начальном этапе вас попросят заплатить.

Общение

Ещё один пункт для изучения – это способ коммуникации между вами и бухгалтерской компанией. Некоторые фирмы предоставляют отдельного сотрудника – персонального менеджера, – который становится единым связующим звеном между вами и командой бухгалтеров и финансовых специалистов. В других случаях вам будет предложено общаться с каждым специалистом (бухгалтером, финансовым контролёром, кадровиком, IT-специалистом и т.п.) напрямую. Вы можете выбрать тот вариант, который выглядит для вас более удобным, но наша практика показывает, что особенно для руководителей бизнеса, удобней общаться с одним человеком, который поможет решить поставленную задачу.

Также уточните, каким образом у бухгалтерской компании устроена организация работы. В некоторых фирмах вся бухгалтерская работа выполняется одним сотрудником (обычно название его позиции – «Главный бухгалтер»). Этот человек ведёт бухгалтерский учёт, подготавливает платежи в банке, рассчитывает заработную плату и сдаёт отчёты. При такой организации работы есть большой риск, что человек не сможет отслеживать все изменения в законодательстве, а это в результате приведет к неминуемой ошибке. Также в случае, если человек увольняется из компании-провайдера или уходит в отпуск, его попросту некому заменить и передать все накопленные о клиенте знания.

Программное обеспечение

В качестве бухгалтерского ПО большинство компаний предпочитают 1С – самую популярную ERP-систему в России. Из-за особенностей бизнеса некоторые компании предпочитают иностранное программное обеспечение – SAP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, – с которым умеют работать далеко не все бухгалтерские компании. Также учтите, что некоторые фирмы ограничивают клиенту доступ к бухгалтерской базе данных – менеджеры по продажам или кладовщики будут недовольны. Это может показаться странным, но некоторые компании почему-то практикуют ограничение доступа своим клиентам даже к их финансовым данным.

Также обратите внимание, где будут храниться ваши данные: в России или на серверах за границей. Во-первых, это важно, так как местное законодательство предусматривает строгие правила к хранению персональных данных, нарушение которых может привести к штрафам для компании. А во-вторых, хранение данных в юрисдикциях со слабой информационной защищенностью может привести к потере или незаконном использовании ваших данных.

Так, например, недавно клиенты одной международной консалтинговой компании столкнулись со сложностями в работе из-за того, что бухгалтерские базы 1С, в которых велся бухгалтерский и операционный учёт клиентов, находились на серверах, размещенных в Украине, которая стала одной из первых стран, пострадавших от вируса Petya. В результате, в течение нескольких недель клиенты не могли вести свою деятельность в нормальном режиме.

В качестве бонуса бухгалтерские компании могут предложить вам доступ к веб-порталу или мобильному приложению, через которые можно будет общаться, отправлять первичную документацию, проверять баланс банковского счёта, посмотреть расчётный лист, отправить бухгалтеру задачу и так далее. Иногда такие приятные дополнения доступны за отдельную плату, иногда они бесплатны или уже включены в фиксированную ежемесячную стоимость. Вам остаётся решить, действительно ли пригодятся все эти дополнительные возможности и готовы ли вы за них платить.

Сроки

Передача бухгалтерских функций от одной бухгалтерской компании к другой происходит достаточно быстро. Как правило, 1-2 недель хватает для передачи бухгалтерской базы, предоставления доступа к системе банк-клиент, а также согласования процедур, обязанностей и порядка взаимодействия сторон.

Учтите, что данный переход будут удобней осуществить в период, когда квартальная (или годовая отчётность) сдана в контролирующие органы.

Преимущества бухгалтерских компаний

Кроме стоимости услуг вы можете ориентироваться на множество факторов, прежде чем сделать окончательное решение. Часто компании ориентируются на отзывы/рекомендательные письма, срок работы на рынке, принципы взаимодействия с клиентом и даже на то, какое впечатление произвёл менеджер по продажам во время встречи.

Но как бы бухгалтерские компании не позиционировали себя (или преимущества не расписывали на своих сайтах), мы считаем, что соотношение цена/качество должно быть основным критерием для финального решения. Уделяйте больше внимания тем преимуществам, которые нельзя купить, например, рекомендательным письмам. Вы можете даже запросить контактные данные нескольких текущих клиентов потенциального партнёра, чтобы пообщаться напрямую – это наилучший способ узнать о реальном качестве услуг. Членство в торговых палатах, сертификаты качества ISO, место в каком-либо рэнкинге – всё это может быть куплено маркетологами и в большей степени отражает размер маркетингового бюджета, чем реальное состояние дел.

Чек-лист

В качестве итога мы в кратком виде перечислим основные пункты, которым стоит уделить внимание:

1. Попросите бухгалтерские фирмы указать в коммерческом предложении цену за ведение каждого необходимого участка бухгалтерии. Удобнее всего, если эта информация будет представлена с указанием ежемесячных/ежегодных фиксированных расходов.
2. Проверьте, что в пакете услуг включены все необходимые бухгалтерские процессы. Особенно уделите внимание скрытым платежам и переменным затратам. Спросите бухгалтерские фирмы, какая работа не включена в тариф, и сколько это потом будет стоить.
3. Узнайте, есть ли плата за переход или иные единоразовые платежи на подготовительном этапе.
4. Ознакомьтесь с принципами будущего взаимодействия
5. Если есть требования к бухгалтерскому ПО – обсудите эти вопросы заранее. Также уточните на серверах какой страны будут храниться ваши данные.
6. Если вам необходимо сменить бухгалтера в короткие сроки – не забудьте указать об этом в вашем запросе.

Следуйте этим простым советам и вы без сомнения выберете надёжного поставщика услуг, оптимизируете ваши бизнес-процессы и, конечно, получите коммерческое предложение с оптимальным соотношением цены и качества.