Теперь в России стало реальностью использование полностью автоматизированной системы электронного документооборота как между компаниями, так и с государственными органами. Законодательство России разрешает создание договоров в электронном виде, электронных подписей, электронных счетов числе счетов-фактур и иных первичных документов, в том числе использование их в налоговых целях.

В настоящем информационном письме мы предлагаем обзор соответствующих законов и их практического применения.

Специализированный оператор связи

Обмен электронными документами должен происходить, как правило, через специализированного оператора связи, который выполняет роль электронного курьера. Специализированным оператором связи именуется оператор электронного документооборота («Оператор»), который также может выполнять функции Удостоверяющего центра. Операторы не только предоставляют техническую возможность для электронного документооборота, но и обеспечивают соблюдение правовых норм. Оператор фиксирует даты выставления и получения электронных документов, обеспечивает безопасность передачи документов, а также является независимой третьей стороной при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд. Операторами являются, в том числе такие компании, как Такском, Диадок (Контур), Сбис++, Корус, Калуга-Астрал.

Для участия в электронном документообороте необходимо получить в Удостоверяющем центре персональную электронную подпись, соответствующую необходимому уровню юридической надежности. Удостоверяющие центры могут быть аккредитованными уполномоченным органом и не аккредитованными.

Для ведения деятельности в качестве Оператора и Удостоверяющего центра требуется наличие лицензий Министерства связи и массовых коммуникаций и Федеральной службы Безопасности.

Для обмена электронными счетами-фактурами Федеральная налоговая служба установила систему авторизации операторов. Авторизованные операторы включаются в так называемую Сеть доверенных Операторов электронного документооборота.

На сегодняшний день в связи с технической совместимостью систем обмен документами возможен только у пользователей, обсуживающихся у одного оператора. Вопрос организации роуминга между разными операторами сейчас находится в стадии технической разработки и является вопросом времени. Поэтому целесообразно заранее оговаривать с контрагентами, какой оператор связи будет использоваться в электронном документообороте.

Электронные подписи

Использование электронной подписи регулируется Федеральным законом «Об электронной подписи» от 1 июля 2012 года ¹.

Существует два вида электронной подписи – простая подпись и усиленная. Усиленная подпись подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную, однако на практике применяется только усиленная квалифицированная подпись.

Простая подпись не достаточно применяется широко в электронном документообороте, как правило, она используется в качестве средства идентификации пользователей в отношениях с государственными и муниципальными органами через официальные веб-порталы. Получение простой подписи происходит посредством регистрации на соответствующем портале. Простая подпись не предназначена для целей заключения правовых соглашений или юридически значимых документов, так как не может гарантировать невозможность внесения изменения в документ после его подписания. Данный вид подписи используется в связи с оказанием услуг по предоставлению справочной информации.

Усиленная квалифицированная подпись используется только вместе с квалифицированным сертификатом (сертификатом ключа проверки электронной подписи), созданным аккредитованным Удостоверяющим центром. Использование, помимо вышеуказанного сертификата, средств криптозащиты, сертифицированных Федеральной службой Безопасности, позволяет характеризовать данный вид подписи как наиболее защищенный.

Усиленная квалифицированная подпись может быть в настоящее время использована в следующих случаях:

– подписание электронных счетов-фактур;
– представление в налоговые органы бухгалтерской и налоговой отчетности, заявления на возврат и зачет налогов;
– представление отчетности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования;
– подписание отчетов для органов статистики;
– использование в отношениях с таможенными органами;
– подписание различных уведомлений и официальных сообщений в отношениях с другими государственными органами;
– пользование системой «Банк-Клиент». Банкам предоставлено право определять вид используемой электронной подписи в договоре с клиентом. На практике большинство банков устанавливают требования о применении усиленной квалифицированной электронной подписи;
– обмен электронными документами между работодателем и дистанционным сотрудником (ст. 312.1 Трудового кодекса).

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным собственноручно подписанному бумажному документу (за исключением случаев, когда закон содержит требование о составлении документа на бумажном носителе, например, в случае составления векселя). Существует обратное правило для электронных документов, подписанных простой и усиленной неквалифицированной подписью: подписанный такими подписями документ признается равнозначным собственноручно подписанному бумажному документу только в случаях, установленных нормативно-правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст. 10, 11 Закона об электронной подписи). Таким образом, только квалифицированная электронная подпись признается равной документу на бумажном носителе во всех случаях, когда допускается создание электронного документа.

Электронные первичные документы

Каждая операция должна подтверждаться соответствующим первичным документов или несколькими документами. Налоговый кодекс РФ устанавливает, что для признания расходов подтвержденными, понесенные затраты должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В соответствии с налоговым законодательством для налога на прибыль расходы могут учитываться только при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Благодаря изменениям, внесенным Законом о бухгалтерском учете² (вступил в силу с 2013 года), были значительно смягчены требования к формам первичных бухгалтерских документов. Теперь компания вправе использовать свои шаблоны первичных учетных документы, утвержденные руководителем. Также появилась возможность составления первичного документа в электронной форме (п.5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

В соответствии с новым законом о бухгалтерском учете первичные документы должны содержать как минимум следующие реквизиты:

а) Наименование документа;
б) Дата составления документа;
в) Наименование компании;
г) Содержание факта хозяйственной жизни;
д) Величина и денежное измерение факта хозяйственной жизни;
е) Наименование должностных лиц, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления;
ж) Подписи лиц и реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Что касается расходов, которые были понесены в другой стране, первичные документы должны быть составлены в соответствии с обычной деловой практики, применяемой в соответствующем иностранном государстве.

Несмотря на то, что новый закон о бухгалтерском учете не содержит требований об обязательном применении унифицированных форм, компаниям необходимо внимательно подойти к вопросу отказа от применения установленных форм. Некоторые из прежних форм документов остаются обязательными к применению на основании других нормативных документов (например, кассовые документы). Налоговые органы могут настаивать, что некоторые из старых форм до сих пор должны использоваться. Например, Министерство финансов утверждает, что для подтверждения транспортных расходов для налога на прибыль компаниями должна использоваться старая форма транспортной накладной. В свою очередь Министерство труда, при отсутствии правовых оснований продолжает считать, что при направлении работников в командировки должна использоваться старая форма командировочного удостоверения. Из приведенных примеров очевидно, что в переходный период компании все еще будут сталкиваться с бюрократическим подходом чиновников, не основанным на законе. Согласно заявлениям высокопоставленных чиновников, ожидается, что в 2014 году будут устранены последние следы бюрократии в данном вопросе.

Судебная практика (относящаяся ко времени действия прежнего закона о бухгалтерском учете) поддержала тенденцию оценки корректности первичных документов не в строгом соответствии с официальными формами, исходя в этом вопросе из приоритета содержания над формой. Высший Арбитражный суд установил, что налогоплательщик вправе ссылаться на любые письменные доказательства для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли и все доказательства подлежат правовой оценке в совокупности (Определение ВАС РФ от 17.06.2009 N ВАС-5445/09 по делу N А42-2570/2007, Постановление ФАС Центрального округа от 18.02.2010 по делу N А35-5033/08-С21).

Несмотря на то, что новый закон о бухгалтерском учете внес положительные изменения в части отмены обязательных шаблонов для первичных документов, есть риск, что налоговые органы постараются воспользоваться образовавшимся вакуумом путем возложения на налогоплательщиков обязанности по применению разработанных ими форм. Например, Федеральная налоговая служба издала приказ, устанавливающий электронные форматы для самых распространенных и необходимых первичных документов³ – товарной накладной (форма ТОРГ-12) и акта сдачи-приемки работ (услуг).

Благодаря приказу Федеральной налоговой службы появилась также возможность, начиная с мая 2012 года, обмениваться электронными счетами-фактурами⁴. Министерство Финансов продолжило развитие данного вопроса, утвердив порядок применения электронных счетов-фактур⁵.

Совсем недавно Федеральная налоговая служба представила форму универсального передаточного документа, объединяющего счет-фактуру, акт о сдаче (приемке) работ (услуг) и товарную накладную⁶. Ожидается, что электронный формат универсального передаточного акта будет утвержден в 2014 году.

В своих письмах Министерство финансов подтвердило, что, для выполнения требований налоговых органов, документы, составленные не по установленным форматам, необходимо представлять в печатном виде, с пометкой о том, что документ был подписан с помощью электронной подписи⁷.

Налоговая декларация и отчетность во внебюджетные фонды

На сегодняшний день налогоплательщики имеют право выбора формы подачи налоговых деклараций – на бумажном носителе или в электронной форме. Тем не менее, организации, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также крупнейшие налогоплательщики, независимо от численности сотрудников, обязаны представлять налоговые декларации исключительно в электронном виде (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса).

Для подачи отчетности во внебюджетные фонды такая обязанность установлена для организаций, среднесписочная численность работников которых превышает 50 человек. Начиная с 2014 года все налогоплательщики будут обязаны представлять налоговые декларации по налогу на добавленную стоимость (НДС) только в электронном виде.

Хранение данных бухгалтерского и налогового учета

Сроки хранения отдельно для электронных документов не установлены, они должны храниться в столько же, сколько и документы на бумажном носителе. Согласно подп.8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса данные бухгалтерского и налогового учета должны храниться в течение четырех лет. Тем не менее, согласно Закону о бухгалтерском учете (ст.29) такие документы должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5-ти лет. В том случае, когда компании используют право на перенос налоговых убытков на будущее, документы и бухгалтерские регистры, подтверждающие убыток, должны храниться на протяжении всех периодов, в течение которых убыток будет использован.

Несмотря на установленные законом сроки хранения, во избежание возможных рисков рекомендуется хранить документы до завершения всех вопросов и процессов, связанных с такими документами, даже если это за рамками установленных сроков (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2012 по делу N А33-5433/2011).

Представление электронных документов в суд

Подписанные электронной подписью документы могут быть предоставлены в суд в качестве письменных доказательств. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу⁸ документы, полученные посредством электронной или иной связи, в том числе с использованием сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи (например, факсимиле), как правило, допускаются в качестве письменных доказательств (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.2010 года по делу № А43-5226/2010).

¹ Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
² Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”
³ Приказ Федеральной налоговой службы от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172
⁴ Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138
⁵ Приказ Минфина от 25.04.2011 N 50н
⁶ Письмо Федеральной налоговой службы от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96 “Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры”
⁷ Письмо Минфина от 26 августа 2011 года № 03-03-06/521, Письмо Минфина от 15.09.2011 года № 03-02-09/96, Письмо Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1.
⁸ Арбитражный процессуальный кодекс от 24.07.2002 N 95-ФЗ