Не забудьте провести годовое общее собрание участников (акционеров) компании

В это время года все российские компании должны провести годовые собрания участников (акционеров).

Даже в том случае, когда формальное собрание не проводится, важно обеспечить надлежащее документальное оформление протокола и всех решений участников (акционеров). К сожалению, зачастую компании не уделяют должного внимания этим вопросам, что, в свою очередь, приводит к ненужным рискам и упущениям, связанным с обеспечением внутреннего контроля, правовых отношений с деловыми партнёрами и соблюдением действующих в России законодательных требований (например, требований налогового, трудового, корпоративного законодательства).

Обращаем Ваше внимание, что нарушение требований закона в отношении формы, срока или места проведения общего собрания, а также отказ или уклонение от созыва собрания влечет наложение административного штрафа в следующем размере:

В своей юридической практике BRICS Consulting всё чаще и чаще встречается с ситуациями, когда компании вынуждены преодолевать последствия несоблюдения требований к документальному оформлению корпоративных решений – т.е. оформления протоколов общих собраний участников (акционеров), заседаний советов директоров, корпоративных политик и одобрений. Существует ещё одно требование, которое компании часто игнорируют, – это необходимость надлежащего учёта акций (долей).

В связи с этим юристы BRICS Consulting хотели бы обратить внимание на действия, которые необходимы для надлежащего документального оформления проведения годового общего собрания участников (акционеров).

Годовое общее собрание участников (акционеров)

Закон «Об акционерных обществах» и Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» предусматривают обязанность проведения годового общего собрания акционеров (участников), а также устанавливают сроки его проведения и минимальные требования к его повестке дня.

Сроки проведения собрания:

С 1 июля 2016 года, законом предусмотрены два новых способа информирования акционеров о проведении собрания, которые можно предусмотреть в уставе: помимо стандартных способов уведомления посредством заказного письма или вручения под роспись, публикации в СМИ или на сайте общества, теперь можно направлять уведомления по электронной почте или СМС. Также законом установлена обязанность общества хранить информацию о способе уведомления акционеров в течение 5 лет с даты проведения собрания.

Также, в соответствии с изменениями в законодательстве, c 2017 года стало возможным дистанционное участие акционеров в годовом общем собрании с помощью использования современных информационных и коммуникационных технологий, например, посредством видеозвонка. Дистанционные участники могут обсуждать вопросы повестки и голосовать, если это позволено уставом без личного присутствия на общем собрании акционеров.

К обязательным вопросам, подлежащим разрешению на годовом общем собрании, относятся утверждение годовых результатов деятельности общества и другие вопросы, предусмотренные в Законе «Об акционерных обществах» и Законе «Об обществах с ограниченной ответственностью». Кроме того, уставом общества могут предусматриваться другие вопросы, подлежащие рассмотрению на годовом общем собрании. Как правило, такие вопросы, как избрание членов совета директоров, назначение генерального директора, распределение прибыли и утверждение аудитора также решаются на общем собрании.

Крайне важно обеспечить надлежащее документальное оформление всех процедур, связанных с организацией проведения годового общего собрания. Обратите, пожалуйста, внимание на необходимость надлежащего документального оформления:

Важно, чтобы компании, у которых отсутствуют внешние участники (акционеры) (100% дочерние компании), также проводили такие годовые общие собрания, как этого требует закон.

Подпись участников (акционеров) на решении/протоколе в ряде случаев должна быть заверена нотариусом или компанией, которая осуществляет ведение реестра акционеров (регистратор) этого акционерного общества. В этой связи рекомендуем Вам не откладывать проведение годового общего собрания для того, чтобы иметь возможность организовать посещение участниками нотариуса или регистратора для подписания решения/протокола в сроки, предусмотренные законом.

Наши услуги

Компания BRICS Consulting рада предложить свои услуги по обеспечению соблюдения указанных требований и подготовке надлежащей документации.

В случае возникновения у Вас вопросов или необходимости получить какую-либо дополнительную информацию, будем рады оказать Вам содействие.

Контакты

Евгений Исаев
Eugene.Isaev@awara-russia.com